Cómo utilizar la automatización en WhatChat: Guía completa y consejos prácticos

La función de automatización de WhatChat optimiza el flujo de trabajo del equipo al automatizar tareas repetitivas y ahorrar tiempo. Permite llevar a cabo diversas acciones, como asignar etiquetas, equipos y dirigir conversaciones al agente más adecuado, lo que permite al equipo concentrarse en sus responsabilidades principales y dedicar menos tiempo a tareas manuales.

¿Cómo funciona la automatización? #

Una regla de automatización se compone de tres elementos: un Evento, Condiciones y Acciones. El Evento actúa como el desencadenante para que la automatización se ejecute. Las condiciones son los criterios que deben cumplirse antes de que se ejecuten las acciones. Las Acciones son las tareas que se llevarán a cabo cuando se cumplan las condiciones.

Eventos de automatización #

Los Eventos de automatización son los desencadenantes que inician la ejecución de la automatización. WhatChat actualmente ofrece tres tipos de eventos:

1. Conversación creada: Un desencadenante que se activa cuando se crea una nueva conversación. Esto incluye las conversaciones creadas en todos los canales.

2. Conversación actualizada: Un desencadenante que se activa cuando se actualiza una conversación.

3. Mensaje creado: Un desencadenante que se activa cuando se crea un nuevo mensaje en una conversación.

4. Conversación abierta: Un desencadenante que se activa cuando se vuelve a abrir una conversación previamente silenciada, resuelta o pendiente.

Condiciones de automatización #

Las condiciones son los criterios que deben cumplirse antes de que se realicen las acciones. Se evalúan en el orden en que se definen.

Las condiciones dependen del tipo de evento que selecciones. Aquí tienes una lista completa:

Acciones de automatización #

Las acciones son las tareas o procesos que se ejecutan siempre que se cumplen las condiciones correspondientes. WhatChat actualmente admite las siguientes acciones:

• Asignar a un agente

• Asignar a un equipo

• Agregar una etiqueta

• Enviar un correo electrónico al equipo

• Enviar un resumen por correo electrónico

• Silenciar conversación

• Snooze conversación

• Resolver conversación

• Enviar evento Webhook

• Cancelar

• Enviar adjunto

• Enviar un mensaje

Estas acciones están disponibles independientemente de los Eventos o Condiciones que elijas.

¿Cómo crear una regla de automatización? #

Paso 1: Ve a Configuración → Automatización. Haz clic en el botón “Agregar regla de automatización”.

Paso 2: Se abrirá un modal para crear la regla de automatización. Comienza a completar los campos según se detalla a continuación.

1. Asigna un nombre a tu automatización para referenciarla fácilmente más adelante.

2. Agrega una descripción (opcional).

3. Selecciona un evento del menú desplegable.

4. Agrega condiciones. Utiliza operadores igual a o no igual a para definir las condiciones.

5. Agrega acciones.

Puedes agregar múltiples condiciones y acciones. Utiliza operadores Y o O para esto.

Ejemplo:

Supón que quieres asignar todas las nuevas conversaciones al equipo de ventas de Francia siempre que el idioma del navegador sea francés. Aquí tienes cómo crear una regla de automatización para esto:

1. Agrega un nombre y una descripción.

2. Selecciona como evento Conversación Creada.

3. Agrega dos condiciones y únelas con el operador Y. Condición 1: Estado de la conversación es Abierta, y Condición 2: Idioma del navegador es Francés (fr) del menú desplegable.

4. Agrega una acción: Asignar a un equipo y selecciona el equipo Ventas Francia del menú desplegable. (Necesitas crear primero tu equipo).

¿Cómo pausar, editar, clonar y eliminar reglas de automatización? #

Tu lista de reglas de automatización aparece bajo “Automatizaciones”. Puedes ver esta página yendo a Configuración → Automatización. Aquí encontrarás un conjunto de acciones rápidas:

Para pausar una regla de automatización:

Desactiva el interruptor en la columna “Activo”.

Para editar una regla:

Haz clic en el ícono de lápiz.

Para clonar una regla:

Haz clic en el ícono de copia.

Para eliminar una regla:

Haz clic en el ícono de cruz roja.